Kỹ thuật link M.Excel và Word

Hỏi: Trong một số báo trước có bài viết về việc copy liên kết bảng tính MS Excel sang MS Word, tôi đã thử làm nhưng khi thay đổi nội dung trong file Excel thì nội dung của bảng tính trong Word lại không thay đổi. Vậy mong quý báo vui lòng cho biết nguyên nhân.
Đáp:
Thao tác copy 1 bảng Excel và dán mối liên kết của nó vào Word là rất dễ dàng, bạn chỉ cần thực hành một vài lần là thuần thục. Qui trình như sau:
- Chạy Excel, dùng chuột chọn vùng dữ liệu của bảng tính cần copy rồi thực hiện copy vào clipboard bằng cách nhấn chuột vào nút ‘Copy’ trên toolbar (hay nhấn phím tắt Ctrl-C).
- Chạy Word, đưa cursor về vị trí cần dán, nhấn chuột để xác định vị trí cần dán.
- Vào menu Edit.Paste Special, chọn checkbox “Past Link”, chọn mục “Microsoft Excel Worksheet Object”, bỏ checkbox “Float over text” rồi nhấn nút OK để dán mối liên kết vào vị trí. Từ đây mỗi khi bạn thay đổi thông tin trong vùng copy của bản tính Excel thì dữ liệu tương ứng trong Word cũng sẽ thay đổi theo. Tuy nhiên việc copy file Word này sang máy khác để tiếp tục làm việc sẽ gây nhiều phiền phức: bạn phải copy file Excel theo và để đúng vị trí thư mục như trong máy gốc.

Microsoft Excel 2003 và những tùy chọn có thể bạn chưa biết Những tùy chọn có thể bạn chưa biết trong Microsoft Excel 2003. Chúng tôi giới thiệu một số thao tác sau:
Hiển thị một nút cửa sổ Excel trong thanh taskbar:
Thông thường, mỗi khi bạn tạo mới hoặc mở một bảng tính đã có từ Excel, chương trình sẽ hiển thị thêm một nút cửa sổ Excel trong thanh taskbar. Do đó, nếu cần làm việc cùng lúc với nhiều bảng tính khác nhau thì thanh taskbar của bạn sẽ nhanh chóng bị chiếm hết chỗ.
Mặt khác, bạn vẫn có thể chuyển qua lại giữa các bảng tính với nhau bằng menu Window mà không nhất thiết phải dùng nút cửa sổ trong taskbar, phần lớn thao tác chọn từ menu Window sẽ nhiều thuận tiện hơn.
Để Excel chỉ hiển thị một nút cửa sổ duy nhất cho dù bạn mở bao nhiêu cửa sổ từ trong chương trình đi nữa, hãy vào menu Tools > Options > nhấp thẻ View > bỏ chọn Windows in Taskbar > nhấn OK. (Chú ý: thủ thuật này không có hiệu lực khi bạn mở thêm cửa sổ Excel thông qua shortcut).
Thay đổi màu đường lưới Gridline:
Mặc định, đường lưới trong Excel có màu xám nhạt. Tuy nhiên, đôi lúc vì phải làm việc quá nhiều trên máy tính hay mắt yếu mà bạn cảm thấy không thể nhận rõ các đường này, hoặc đơn giản chỉ vì bạn muốn thay đổi màu sắc đường lưới theo màu ưa thích, thì đây là thủ thuật cho bạn.
Trước tiên vào menu Tools > Options > nhấp thẻ View > nhấp vào hộp chọn màu sắc bên phải mục Gridlines color rồi chọn một màu trong đó > nhấn OK.
Không cho Excel tự động tính lại giá trị biểu thức:
Bình thường, sau khi bạn thay đổi giá trị của một ô có liên quan đến biểu thức thì giá trị biểu thức sẽ lập tức được tính lại. Nếu bạn không thích tính “nhanh nhảu” này thì vào menu Tools > Options > nhấp thẻ Calculation > chọn Manual. Riêng mục Recalculate before save nếu được đánh dấu thì Excel sẽ tự động tính lại tất cả biểu thức mỗi khi bảng tính được lưu (save), còn nếu bỏ đánh dấu thì Excel sẽ không bao giờ tính lại giá trị biểu thức cho đến khi bạn nhấn phím F9. Cuối cùng, nhấn OK.
Không hiển thị mẫu chữ trong danh sách phông:
Tính năng hiển thị mẫu chữ ngay trong danh sách phông là tính năng rất hay, vừa được cung cấp thêm từ phiên bản Microsoft Office 2000. Tuy nhiên, cũng từ tính năng này mà phát sinh một số lỗi không mong muốn, ví dụ nếu máy của bạn quá yếu thì thao tác mở danh sách phông có thể sẽ làm bạn phải đợi khá lâu, hoặc giả như nếu trong bộ phông của bạn có một phông nào đó bị hỏng thì Excel sẽ bị lỗi và tự động đóng mỗi khi nhấp vào danh sách phông. Nếu vậy, tốt nhất hãy vào menu Tools > Customize > nhấp thẻ Options > bỏ chọn List font names in their font > nhấn OK.
Thay đổi số worksheet có trong workbook khi tạo mới tập tin bảng tính:
Cũng giống như danh sách tập tin vừa được mở, số lượng worksheet (trang bảng tính) có trong workbook (tập tin bảng tính) khi tạo mới mặc định là 3. Đây là một con số được cân nhắc từ Microsoft, tuy nhiên không phải ai cũng dùng 3 worksheet. Do vậy, số lượng cũng cần được thay đổi cho phù hợp với đặc thù công việc của mỗi người, bằng cách vào menu Tools, chọn Options, nhấp thẻ General, tìm đến dòng chữ Sheets in new workbook rồi thay đổi giá trị của ô bên phải (giá trị mặc định là 3). Cuối cùng, nhấn OK.
Zoom bảng tính bằng bánh xe chuột:
Nếu chuột của bạn có bánh xe lăn thì mặc định Excel sẽ dùng chức năng của bánh xe này như công cụ để cuộn lên xuống trang bảng tính. Thật ra, tính năng cuộn đã được nút bánh xe lăn đảm nhận khi bạn dùng bánh xe như nút nhấn (nhấn vào chứ không lăn), chính vì thế mà cách lăn bánh xe có thể trở thành thừa và không quen thuộc đối với những người đã quen làm đồ họa. Để thói quen không phải thay đổi, bạn hãy chuyển thao tác cuộn khi lăn bánh xe bằng thao tác thu phóng (zoom), cách làm như sau: vào menu Tools > Options > nhấp thẻ General > chọn Zoom on roll with IntelliMouse > nhấn OK.